Publié le : 27 octobre 20206 mins de lecture
Bien que l’on n’y pense pas forcément, un logiciel de gestion commerciale peut se révéler utile. Cet outil informatique permet aux entreprises, petites ou grandes, de réaliser de manière plus simple et plus sûre la gestion de leurs ventes et achats. Il assure un gain de temps considérable en supprimant les tâches chronophages et en automatisant certaines fonctions basiques telle la création de devis ou de bons de commande. Si les intérêts et utilités d’un logiciel de gestion commerciale ne sont plus à citer, la question qui se pose concerne surtout le choix du dispositif. Compte tenu en effet des nombreuses solutions proposées sur le marché, il peut être difficile de faire un choix, d’où l’objet de cet article.
Définir en premier les besoins de l’entreprise
Pour bien choisir son outil de gestion commerciale, il est avant tout nécessaire de définir les besoins de l’entreprise. Il est important de comprendre que les besoins des entreprises ne sont pas toujours les mêmes. Cela dépend de leurs domaines d’activités, les services qu’elles proposent ou encore la manière dont leurs équipes travaillent. Le choix d’un tel logiciel doit donc dépendre avant tout des besoins de l’utilisateur, de ses objectifs, exigences et attentes. Pour identifier ces points importants, il est nécessaire de répondre à quelques questions importantes. Il est notamment important de déterminer les fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Il faut également connaître en détail les spécificités de votre activité. La taille de l’entreprise est aussi un point essentiel pour bien choisir le logiciel de gestion commerciale à utiliser. À noter que les outils adaptés aux TPE, PME et grandes entreprises ne sont pas les mêmes. Pour disposer d’une information plus précise, cliquez ici. Vous pourrez y trouver toutes les réponses qu’il vous faut pour déterminer vos besoins.
Choisir un logiciel adapté à l’activité et la taille de l’entreprise
Il est évident qu’une entreprise pharmaceutique n’a pas les mêmes besoins qu’une société de services. Pour cette dernière, le logiciel aura pour utilité d’assurer la bonne gestion des tâches récurrentes telles que la facturation ou les rendez-vous. Or, pour une entreprise plus spécifique, le logiciel devra proposer des modules plus appropriés tels que la classification des produits utilisés ou encore la gestion des stocks. Pour s’assurer donc que l’outil répond aux besoins de l’entreprise, la solution idéale est de trouver un logiciel qui a été conçu pour telle ou telle activité. Il doit également convenir à la taille de la structure. Il n’est pas nécessaire d’utiliser un outil conçu pour une grande firme si votre activité consiste à gérer uniquement des factures.
Comparer les offres qui semblent intéressantes
L’étape suivante pour bien choisir son logiciel de gestion commerciale est de comparer les offres qui semblent intéressantes. Étant donné que les outils de gestion commerciale ne cessent de se multiplier, prendre le temps de les comparer constitue un moyen efficace pour trouver qui d’entre eux pourra répondre le plus aux attentes et besoins de l’entreprise. Pour connaître leurs performances, il est avant tout nécessaire d’analyser la prise en main proposée par l’outil. Ce type de logiciel doit en effet être ergonomique. C’est-à-dire, facile à utiliser et offrant un temps de réponse très rapide. Il doit également proposer toutes les fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Les fonctions basiques telles que la gestion des bons de livraison doivent être assurées par le logiciel. Les opérations récurrentes sont généralement automatisées pour éviter les pertes de temps. À noter qu’il n’est pas conseillé de se fier aux informations offertes par les fournisseurs. Vous devez effectuer des essais pour déterminer par vous-mêmes les compétences de l’outil. Ces essais sont généralement gratuits et durent entre 15 à 30 jours. Certains fournisseurs de logiciels proposent des formations pour permettre aux utilisateurs de s’habituer plus rapidement. N’hésitez pas à vous renseigner directement pour connaître les offres susceptibles de répondre le plus à vos attentes.
Privilégiez les logiciels mis à jour régulièrement
En entreprise, les besoins et objectifs ne cessent d’évoluer. Lorsqu’un objectif est atteint, l’entreprise en fixe certainement d’autres. Les concurrents en font de même. Il est même possible d’élargir les horizons et de travailler dans d’autres secteurs plus productifs. Pour que l’outil de gestion commerciale choisi puisse rester performant quel que soit l’évolution de l’entreprise, ce dernier doit pouvoir évoluer également. C’est-à-dire bénéficier d’une mise à jour régulière. Si la PME devient une grande firme, le logiciel qu’elle utilise doit pouvoir répondre à ses nouveaux besoins. Dans le cas contraire, il faudra comparer à nouveau les outils proposés sur le marché sans pour autant être sûrs de trouver le bon dispositif. Pour éviter ce genre de désagréments, la solution la plus sûre est de choisir donc un logiciel qui hérite d’un mis à jour au moins deux fois par an. Avant de signer un quelconque contrat, assurez-vous que le fournisseur du logiciel peut veiller à ce que ce dernier reste efficace à tout moment.