Comment optimiser le traitement de factures dans votre société ?

traitement de factures
Pour se libérer de plusieurs tâches liées au traitement de factures, il est conseillé d’utiliser des logiciels spécialisés. Ce sont des outils qui pourront vous aider à réaliser des paiements tout en respectant les échéances imposées par les fournisseurs. De plus, ces outils sont faciles à utiliser et pratiques.

Que faire pour optimiser le traitement de facture dans une société ?

Dans les TPE ou les PME, les tâches liées au traitement de factures sont assurées par les dirigeants. Ce sont des travaux chronophages avec une valeur ajoutée très faible. Cependant, cela est primordial pour le bon fonctionnement de votre structure. Vous devez savoir que la gestion des factures est une branche qui détermine la vérification et la conformité des différents documents comptables. Cela englobe plusieurs services comme le suivi des calendriers de paiement, l’état des factures (en cours de paiement, à valider, rejetées, payées, …), le rapprochement de la commande et de la facture fournisseur (quantité, montant, délais de livraison, taxes, …). Pour réaliser ces tâches, vous pouvez utiliser un outil de dématérialisation des factures. C’est un logiciel spécialisé qui vous permet de vous libérer de toutes ces tâches. Pour l’obtenir, il faut s’adresser à des sites comme elo.com. Vous pouvez opter pour la dématérialisation ou la numérisation. Cette dernière option consiste à dématérialiser une partie des tâches. Cela implique l’utilisation des factures papiers photographiées ou scannées avant de les envoyer.

Des astuces pour optimiser le traitement de facture dans son entreprise

En utilisant un logiciel de dématérialisation des factures, vous pouvez bénéficier de plusieurs avantages. En effet, c’est une solution qui vous permet de gérer facilement vos finances et vos factures. En optant pour cette solution, vous pouvez réaliser un gain de temps considérable, car le traitement des factures est centralisé. Vous pouvez aussi réaliser des économies. En effet, vous n’êtes plus obligé de payer des frais d’impression, d’affranchissement de tri, de mises sous pli, d’archivage, … Cette alternative est très appréciée pour sa sécurité. Notez que les interventions humaines sont très réduites. Cela vous évitera de faire des erreurs. Il vous suffit de réaliser quelques clics pour traiter et collecter les factures. De cette manière, les délais de paiement seront réduits. Sachez qu’il est possible de programmer les paiements avec cet outil. Il vous permet de créer un compte correspondant à chaque fournisseur. De ce fait, votre équipe comptable n’a qu’à mettre en place des virements programmés pour garantir le respect des échéances liées aux paiements. Notez que le paiement peut se présenter sous plusieurs formes : paiement de solde ou d’acompte, paiement en masse, paiement programmé à échéance, paiement immédiat à réception, …

Ce qu’il faut faire pour optimiser le traitement de facture dans une entreprise

Il faut noter que le traitement de factures est un processus manuel à la fois chronophage et coûteux. Vous supportez d’énormes charges administratives et des processus d’optimisation très faibles. De cette manière, vous serez en retard par rapport aux autres entreprises qui optent pour la solution dématérialisation factures. Pour éviter ce désagrément, vous devez mettre en avant quelques solutions. A priori, il faut vérifier ses ratios financiers. Cela a pour objectif d’éviter les décalages de trésorerie qui se trouvent entre la vente de produits et les cycles de production. Cette initiative peut avoir de l’influence sur votre besoin en fonds de roulement. En utilisant un logiciel gestion factures fournisseurs, vous aurez la possibilité d’automatiser toutes les tâches de facturation. Il vous est aussi possible d’enregistrer les différentes factures qui sont déjà validées dans l’ERP. Cela vous évitera les retards de paiement et les erreurs. Vous pourrez consulter des rapports et des analyses afin de bénéficier d’une meilleure visibilité de vos besoins en trésorerie sur le court terme.

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