La dématérialisation des factures est une technique de passation de service entre le physique vers le numérique. Autrement dit, il s’agit de retranscrire les documents comptables physiques en version ou format numérique tout en conservant leur valeur fiscale. En effet, la facturation des achats ou vente constitue une obligation légale impliquant le respect de certains principes fondamentaux pour garantir la traçabilité, la transparence des transactions, la simplification de la comptabilisation et éviter les risques de survenance de conflits en les parties liées au contrat de vente ou location ou autre.
Résultats escomptés
Pour commencer, l’objectif de la mise en place de la dématérialisation des achats et facture étant l’automatisation de la délivrance des factures électroniques et éviter les risques d’erreur ou de fraude qui sont souvent commis dans le mode classique de facturation. Ensuite, sur le plan économique, les entreprises pourront profiter d’un gain de temps, d’énergie et d’argent considérable avec la solution de dématérialisation. À cela s’ajoute la facilité de la gestion financière, la rapidité du temps de service de traitement des factures fournisseurs ou clients, la facilité d’archivage-classement-consultation dans un logiciel ou application ou coffre-fort numérique, l’évitement des risques de litige grâce aux envois sécurisés ainsi que l’accélération du délai de paiement.
Puis, sur le plan environnemental, cette optique constitue une mesure écoresponsable et ergonomique. En effet, la limitation du papier, également désigné le zéro papier, réduit l’abattage des arbres, réduit les rejets en CO2 dus au mode de transport plus conventionnel. Par ailleurs, en France, le Code Général des Impôts propose 2 formats EDI pour mieux dématérialiser la facture. À savoir : un EDI classique qui prendra la forme d’un message bien structuré et lisible par ordinateur ou un EDI dans un format non structuré (PDF ou Word) moins coûteux et plus accessibles et incluant une signature électronique. Pour en savoir davantage, veuillez suivre ce lien www.getyooz.com.
Fonctionnement de la dématérialisation des factures
Dans l’ancienne pratique, le fonctionnement de la facturation se montre beaucoup plus long et lourd. En effet, dans la partie envoi, il va devoir procéder à l’impression de la facture en 2 modèles copie conforme, à la mise en sous pli, à l’envoi et à l’archivage de l’un des exemplaires. Et dans la partie réception, il faut ouvrir le pli, saisir les données et les archiver par la suite. Tandis que dans le système intermédiaire, il est possible de faire une émission (éditique) ou réception (Scan-Lad) des factures dématérialisées même si votre partenaire commercial n’a pas adopté le processus de la dématérialisation. Celui-ci constitue un gain de coût, de productivité, de temps, mais se trouve moins efficace au niveau du processus.
En revanche, le processus de dématérialisation des achats et factures nécessite également 2 parties principales (la phase d’émission et celle de la réception) réalisées de manière plus simple et plus rapide. Techniquement, dans la phase d’envoi et celle de la réception, les procédures se ressemblent. En effet, il va devoir procéder à un simple contrôle légal, une procédure de signature électronique et un archivage électronique automatique. C’est ce qui la distingue du système de facturation classique qui demande des phases intermédiaires chronographes et comportant un risque d’erreur de frappe ou de fraude et coûte plus cher.
Conseil pour choisir la meilleure solution pour la dématérialisation des achats et factures
À l’heure actuelle, la dématérialisation des factures est désormais un recours incontournable pour faciliter la procédure de facturation des achats et fournisseurs ainsi que pour aboutir à l’efficacité-traçabilité-rapidité de la gestion d’entreprise dans sa globalité. De ce fait, il vous faut bien choisir la meilleure application (offline ou online) ou logiciel de facturation (tel que Yooz et bien d’autres) proposé par les spécialistes de vente en produit numérique pour bien s’assurer. Ensuite, vous devez sans savoir que ce processus doit répondre à des critères techniques et de sécurité pour être valable et ayant une valeur origine au niveau du plan comptable et fiscal. À savoir l’inclusion de la signature électronique, le contrôle légal, l’archivage électronique automatisé ainsi que les garanties d’authenticité-intégrité et de non-répudiation.
Puis, il faut également que la facture reçue mentionne l’adresse du vendeur, la date et numéro facture, la dénomination du produit ou service, la quantité, les raisons sociales des parties, le prix unitaire HT et TTC et les conditions de paiement. Aussi, vous pouvez également choisir entre une application ou logiciel professionnel gratuit ou payant. En effet, une application gratuite constitue une étape de collaboration pour ainsi aboutir à un module de facturation en version complète et payante.