Quel compte comptable pour les notes de frais ?

Les rapports généraux peuvent sembler fastidieux et compliqués. Pour vous aider à y voir plus clair, tout en développant de bonnes habitudes pour faciliter et accélérer le traitement, voici tout ce qu’il faut savoir sur les notes de frais liées aux dépenses professionnelles : comment bien les rédiger, dans quels comptes elles sont enregistrées et comment sont-elles enregistrées ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais comptabilisation est un document rempli par un employé et remis à l’employeur. Elle détaille les dépenses payées sur ses fonds personnels dans le cadre de ses activités professionnelles à rembourser par l’entreprise. Avant d’envisager sérieusement la gestion des notes de frais, il convient de s’intéresser à la manière dont elles sont rédigées et au cadre légal dans lequel elles et les honoraires professionnels relèvent. En suivant les conseils pour rédiger une comptabilisation des notes de frais, vous avez fait le premier pas vers l’optimisation de votre processus. Pour rappel, un remboursement unique comprend une prime mensuelle d’un montant prédéterminé qui doit couvrir les dépenses professionnelles mensuelles du salarié. Les dépenses réelles de remboursement comprennent le montant exact payé par les employés remboursés. En ce qui concerne les notes de frais, il est recommandé d’effectuer le compte de comptabilisation. Il est très important de tenir les comptes de toutes les notes de frais.

Faire des dépenses en respectant les politiques de voyage 

Avant d’effectuer un achat, les employés doivent être en mesure de déterminer clairement : si la dépense est dans l’intérêt supérieur de l’entreprise ; et si elle répond aux critères énoncés dans les politiques de voyage et/ou de dépenses et d’achat de l’entreprise. Ce deuxième point signifie que les entreprises doivent avoir une politique de voyage, de dépenses et d’approvisionnement claire détaillant ce qui est éligible au remboursement et sous quelles conditions. Cela peut sembler évident, mais il n’est pas rare que des employés entrent en conflit avec le directeur financier (directeur de l’administration et des finances) à propos de politiques de voyage, de dépenses et d’approvisionnement mal pensées ou écrites pour les compte 6135 et compte 6414. De même, les entreprises doivent veiller à ce que les employés aient facilement accès à ce document afin qu’ils puissent le lire le plus rapidement possible et le rédiger de manière compréhensible pour plus de transparence. Toute mise à jour de ce document doit également être communiquée aux employés. Par rapport au compte comptable pour les notes de frais, c’est mieux de ne pas oublier aucune note. Cela va marquer la bonne tenue des comptes.

Identifier le type des dépenses pour le compte comptable

Le type de dépense doit être clairement identifié afin de la catégoriser au mieux et prévoir si la dépense engagée est susceptible d’être remboursée (dégrèvement de TVA, on vous conseille de vous référer à l’article de blog sur le sujet). Il existe cinq types de dépenses : Repas (repas personnels ou déjeuners/dîners d’affaires) engagés par les salariés du fait de leur travail. Frais de déplacement : billets, titres de transport, location de voiture. Indemnité kilométrique : Lorsqu’un salarié se déplace dans un véhicule personnel, le taux de remboursement dépend de l’état du véhicule : service, fonction ou individu. On vous recommande de vous référer à l’article de blog sur le thème des indemnités kilométriques. Frais d’hébergement : Hébergement à l’hôtel, les réservations Airbnb ne sont acceptées que si l’employé se trouve à plus de 50 km de son domicile. Autres dépenses liées à des missions professionnelles qui n’entrent pas dans les catégories ci-dessus. N’oubliez pas que le but ici est de trouver un compromis qui ne pénalise pas trop les employés, tout en respectant la loi lors de la comptabilisation des notes de frais.

Fournir un justificatif pour les notes de frais

Les pièces justificatives suivantes sont fournies pour chaque dépense : Repas : Billet d’avion ou facture pour le déjeuner ou le dîner ; Voyage : Billets achetés, billets ou factures (dans le cas d’une voiture de location ou d’un taxi ; Avantages kilométriques : Une copie de la carte détails) Copie. Frais de logement : note d’hôtel ou logement locatif. D’un point de vue comptable, si les notes de frais en comptabilité sont sans justificatif, elle ne doit pas être remboursée, tant pis pour le salarié ! Ce n’est évidemment pas une solution satisfaisante, surtout Oui Quand un employé paie par anticipation un montant important, plusieurs options s’offrent à vous : Contactez l’agence et/ou le prestataire de services concernés pour obtenir une copie des frais sur place. Ils peuvent refuser, ne pas répondre ou envoyer des e-mails en double après une longue période, mais c’est une solution qui vaut la peine d’être essayée si nécessaire. Privilégier un remboursement unique des frais professionnels engagés plutôt que celui-ci : Notez que dans ce cas, vous devez vous assurer que le montant remboursé est conforme à la politique de dépenses de l’entreprise, même si le salarié subit un préjudice.

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